Este artigo foi feito especialmente para você que acabou de assumir a Gestão de Ponto da sua empresa, e as configurações já estão prontas. Através deste, queremos orientar como você poderá descobrir as principais configurações já realizadas e como seguirá com a gestão do ponto. Vamos começar?
Logo após inserir suas informações de ‘login’, o sistema abrirá o Dashboard inicial:
O dashboard é o painel visual, que fornece informações rápidas dos principais indicadores. É por meio dele que temos uma noção global dos processos da empresa, podendo visualizar também, de forma dinâmica e objetiva, dados referentes aos funcionários.
Na parte central, aparece os status em tempo real dos funcionários, ou seja, quantos estão trabalhando, atrasados, com extra ou já foram embora. Além disso, você terá alguns indicativos, caso deseje acompanhar, por exemplo, funcionários que fizeram menos de uma hora de intervalo, ou excederam 10 horas trabalhadas, entre outros.
Ainda no Dashboard, destacaremos 4 pontos que você precisará conhecer:
I) Barra de Menus: Na parte superior do sistema estão localizados os menus. Basta colocar o mouse em cima dele que o menu expande mostrando as opções disponíveis. Nele será possível ver as principais configurações do empregador e das escalas dos funcionários e gerar o espelho ponto para a contabilidade. Ainda neste artigo, nos aprofundaremos no Menu Cadastros e no Menu Gestão de Ponto.
II) Central de Ajuda: Aqui você poderá ter acesso a todos os artigos que orientam como manusear o sistema. Dica: Tire um tempinho para pesquisar, há muita coisa importante na Central de Ajuda que irá te auxiliar na sua jornada como gestor do sistema na sua empresa.
III) Chat: No canto inferior direito do sistema fica disponível nosso chat, ali você poderá entrar em contato com nossa equipe de atendimento, que estará disponível para te atender de segunda a sexta das 08h30 às 12h00 e das 13h30 às 17h30, é preciso que o usuário tenha o acesso ao chat liberado, falaremos disso mais logo a frente.
IV) Ajustes Pendentes e Afastamentos Pendentes: Nestes campos será possível aprovar ou reprovar registros, ajustes manuais e/ou atestados, lançados pelos funcionários que têm essa permissão de ajuste manual configurada no sistema, então, sempre fique de olho caso precise aprovar algum ajuste. ;)
Passando o mouse ali na Barra de Menus, sobre a opção Cadastros, aparecerá cinco opções: Empregadores, Unidades, Escalas, Funcionários e Usuários.
Falaremos um pouco sobre cada uma delas e detalhes importantes das configurações realizadas.
I) Empregadores: É a fonte pagadora de sua empresa, o CNPJ que aparecerá no espelho de ponto de seu funcionário. É possível administrar mais de um CNPJ em apenas uma conta, para adicionar basta clicar em: Adicionar Empregador.
👉 Importante consultar no seu contrato, quantos empregadores a empresa tem direito de cadastrar :)
No empregador você verificará, além do CNPJ da empresa, a sua data de fechamento de ponto e se possui banco de horas, como é o acumulo, para isso, clique em editar (símbolo com um lápis do lado do nome do empregador desejado).
O dia de fechamento de ponto é o que determinará a duração do seu mês para pagamento. Quando configurado como dia 31, o fechamento de ponto será sempre no último dia de cada mês, somente após este dia será possível gerar os espelhos para enviar a contabilidade.
Aqui no empregador, você verá como está configurado o acumulo do banco de horas, se a empresa possuir. O acumulo é possível definir em três tipos:
Fixo - Cíclico - Aberto
Fixo: você determina quando ele começa e quando ele termina, após concluído este período será necessário determinar novamente o próximo período e assim sucessivamente.
Cíclico: você define um período em meses, por exemplo, mensal ou trimestral, ou anual (12 meses). Com isso o banco sempre iniciará e terminará automaticamente durante o período configurado.
Aberto: você define quando ele começa, porém sem data de termino e ele calculará sempre, nunca zerando.
Algo importante em todos eles, é a data de início.
A data de início de banco de horas deve ser um dia após a data de fechamento da sua folha. Dessa forma, o banco de horas e o espelho ponto andarão em conjunto.
II) Unidades: Podem ser departamentos, setores ou outras unidades. Elas são utilizadas para vincular o aparelho TiqueTaque (caso o seu plano contemple o registro via biometria), para cadastrar o local de trabalho e/ou separá-los em equipes. Tenha mais informações neste link.
III) Escalas: É a programação de horário da jornada de trabalho de um funcionário.
Cada funcionário só pode ser vinculado a uma escala, nela você terá os horários realizados pelo colaborador e se o contrato deste, é no regime de hora extra ou banco de horas, por exemplo.
Reforçamos que os dados de cada escala devem ser preenchidos conforme contrato com cada colaborador, ou orientado por contabilidade/jurídico de cada empresa.
Algumas informações importantes para verificar neste menu é o tipo da escala, os horários cadastrados e a questão do banco de horas se está habilitado ou não.
Tipo de Escala: Para visualizar o tipo de cada escala, basta acessar o Menu Cadastros > Escalas e você terá uma coluna com a indicação com essa informação:
👉 Para visualizar os horários de cada escala clique sobre o nome dela.
Resumindo o funcionamento de cada tipo de escala:
1) Normal — Entendemos ser um tipo mais “rigoroso” de jornada de trabalho. Se temos um horário de entrada 08:00 e saída às 17:00, significa que o funcionário deverá cumprir exatamente esses horários configurados e, a partir deles, que as tolerâncias serão calculadas, cada registro será um evento que precisa ser realizado conforme o configurado na escala para não gerar excedentes ou atrasos.
2) Flexível — Como o nome diz, ela é uma escala mais flexível em relação aos horários. Nesse tipo de escala o que realmente importa é se o funcionário cumpriu a jornada do dia ou não. Se o horário do funcionário é das 08:00 às 17:00, mas em determinado dia ele trabalhou das 10:00 às 19:00, não tem problema, pois não importa o horário que de fato ele trabalhou, o que importa nessa escala é se ele cumpriu a jornada total prevista para aquele dia, nesse exemplo, 9h. É em cima desse total que a tolerância se aplicará. A única valida é a tolerância máxima diária.
3) 12x36 — Escala para funcionários que trabalham 12 horas e folgam no dia seguinte. Segue o estilo de regra de horário da escala normal, mas com a possibilidade de lançar as folgas automáticas.
As folgas são pré-definidas pelo sistema a partir do primeiro registro do funcionário. Ao vincular a escala no funcionário, na primeira vez, as folgas serão geradas apenas no dia seguinte. Se necessitar delas já no mesmo dia, pode lançar pela Escala de folgas. Saiba mais aqui.
4) Horista — Essa opção é para aqueles funcionários que não possuem dia e nem carga horária definida de trabalho, tudo que for trabalhado será gerado como hora normal trabalhada, nessa modalidade não existe hora extra, falta e nem banco de horas.
É importante se atentar que o cálculo da horista difere das demais, ela não é contabilizada por dia, mas sim por conjunto de registros, então o tempo trabalhado será contabilizado entre uma entrada e saída, independente do dia em que elas estiverem.
5) Ponto por exceção — Atenção, para utilizar essa opção você deve consultar sua contabilidade e jurídico, verificar se sua empresa pode realmente utilizar essa opção, pois poderá ser considerada como ponto britânico!
O ponto por exceção lançará automaticamente todos os horários do funcionário conforme o cadastrado, quando ele registrar uma exceção, um desses registros automáticos é substituído.
👉 Caso precise criar alguma escala nova, saiba como montá-las neste artigo.
IV) Funcionários: É aqui onde serão realizados os cadastros dos funcionários da empresa. Orientamos, no momento do cadastro, sempre seguir a ordem de: empregador, unidades, escalas e depois, funcionários. Pois, todos os itens acima serão vinculados a eles.
Aqui você poderá visualizar todas as informações referentes a cada funcionário, para isso basta clicar sobre o nome dele, e caso deseje editar algo clique no símbolo com um lápis:
Número de matrícula, escala alocada, unidade a qual pertence, empregador vinculado, se possui biometria cadastras, entre outras informações.
Destacaremos a questão das formas de registro e forma de acesso, e aprovações automáticas:
Forma de acesso: é como o funcionário poderá visualizar as suas informações de ponto e horas trabalhadas através das plataformas disponíveis, isto é APP e/ou WEB:
Forma de registro: é como o funcionário poderá se registrar pelas plataformas disponíveis, ou lançar ajustes manuais e atestados.
É importante lembrar: para que o funcionário possa se registrar, ele precisa ter a forma de acesso liberada.
Por fim, a Política de Aprovação: neste campo estará indicado se as formas de registro do funcionário, serão automaticamente incluídas no ponto, ou ficarão pendentes esperando aprovação do gestor. Caso habilitado, aprovação automática, não será preciso um gestor/usuário aprovar ou reprovar o ajuste, como vimos lá no dashboard inicial.
👉 Para saber como cadastrar um funcionário no sistema temos um passo a passo aqui :)
V) Usuários: São os administradores ou gestores da empresa.
Os usuários se dividem nos seguintes grupos e permissões:
Administrador: pode fazer qualquer ação no sistema, com exceção de mudar a permissão ou desativar o próprio usuário.
Administrador-Supervisor: poderá realizar quase todas as ações, porém apenas paras as unidades vinculadas a eles. Não poderá criar usuários, editar as configurações gerais da conta (com exceção do feriado) e criar empregadores.
Supervisor: poderá realizar algumas ações, porém apenas para as unidades vinculadas a ele. Não poderá executar ações relacionadas a ajustes dos espelhos como inclusão, aprovar, desconsiderar, lançar abono (os demais afastamentos ficam liberados), reabrir um espelho, criar empregadores, usuários, inclusões de valores de banco ou configurações gerais da conta.
Apenas leitura: não poderá realizar nenhuma ação no sistema, poderá apenas visualizar os dados de acordo com as unidades atreladas ao seu cadastro de usuário.
Outro Ponto super importante na Barra de Menus, é o Menu: Gestão de Ponto:
Nele você encontrará: Solicitações de Ajustes, Controle de Ponto, Banco de Horas, Afastamentos e Férias, Escala de Folgas, Espelho de Ponto, e Sobreaviso:
I) Solicitações de ajustes: As solicitações de ajustes que você tem no dashboard se originam aqui, então sempre que quiser ver mais detalhes é só acessar esse menu. Clique aqui para saber mais.
II) Controle de ponto: Importantíssimo para a inclusão de horários, administração dos registros, visualização dos comprovantes, afastamentos, entre outros. Para incluir um registro, ou adicionar um afastamento, é muito simples, basta você abrir este menu selecionar o funcionário, ir ao dia desejado e clicar no (+) do lado do dia, feito isso será exibido as informações para você:
👉Clique aqui e conheça todas as funcionalidades desse menu.
III) Banco de horas: Neste menu você poderá visualizar a quantidade de horas que cada funcionário possui no banco de horas, até a data anterior (se a empresa possuir banco de horas). Neste menu é indicado olhar sempre a lista de funcionários que aparece, ali você terá as seguintes informações:
Nome: funcionário;
Unidade: a qual o funcionário está vinculado;
Período: Neste caso se trata do tipo de acumulo do banco de horas, configurado no empregador. Se Fixo, você terá a data de inicio e fim configuradas, se Cíclico, terá a data do ciclo atual configurada, se Aberto, terá a data de inicio e o ano de 2100, este ano é fictício, indicando que o banco estará aberto até o desligamento do funcionário da empresa no sistema;
Saldo: valor total da folha anterior (que estiver dentro do período atual de acúmulo);
Parcial mês: valor do período atual de banco sem considerar o dia atual, pois ele ainda não está fechado;
Total: somatório total de banco do funcionário considerando até o dia de ontem;
Caso você clique sobre o nome do funcionário aparecerá o histórico, é importante salientar que somente lançamentos manuais e espelhos fechados são indicados no histórico.
Ali, você poderá realizar lançamentos manuais para o banco de horas, caso precise:
👉 Saiba mais informações a respeito do Menu Banco de Horas clique aqui.
IV) Afastamento e férias: Informações de afastamentos e férias lançados no sistema, seja aprovados, reprovados ou pendentes. Clique e tenha mais informações.
V) Escala de folgas: Neste menu ficarão as folgas manuais lançadas no sistema. Só é possível lançar folga em um dia trabalhado, por isso esse menu é normalmente utilizado nos casos de funcionários que alteram suas folgas entre os dias da semana e na sua escala todos os dias são trabalhados, e funcionários que utilizam escalas 12x36.
👉 Conheça mais aqui.
VI) Espelho de ponto: Assim como o controle de ponto, este local é essencial para você acompanhar o histórico de todos os funcionários, realizar o fechamento e encaminhar as informações para a contabilidade.
No final de cada período é muito importante conferir, fechar e gerar os espelhos.
O espelho oficial do funcionário, aquele com campo para assinatura, pode ser gerado quando o período acabar e o espelho estiver fechado.
Para isso, após o dia de fechamento de cada mês, vá ao Menu Gestão de Ponto > Espelho Ponto > Período Anterior:
Depois de conferir os espelhos, vá em (+) Ações na parte superior e clique em Fechar espelhos:
Depois (+) Ações > Gerar Espelhos:
Feito isso o sistema gerará os PDF's dos espelhos dos funcionários com os dados conforme configurado.
👉 Não deixe de conhecer mais sobre o menu Espelho Ponto, neste link aqui.
VII) Sobreaviso: Podem ser considerados em sobreaviso os funcionários que estão fora do horário de trabalho, mas ficam disponíveis para retornarem à empresa a qualquer momento, durante o seu período de sobreaviso. Neste menu você poderá cadastrar estes horários específicos. Conheça mais sobre essa funcionalidade neste artigo.
Resumindo, neste artigo tratamos de uma visão geral das principais configurações. Vimos um pouco do dashboard inicial, onde temos acesso aos principais informações dentro do sistema, passando em seguida para a Barra de Menus, onde estão os Cadastros realizados e o menu Gestão de Ponto, onde poderemos conferir, fechar e gerar os espelhos para a contabilidade.
Existe mais alguns detalhes das configurações feitas, mas tomando ciência destes pontos você já estará pronto para iniciar sua jornada como gestor do sistema.
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