Se você está neste artigo, isso significa que você iniciou sua gestão de jornada de ponto conosco, portanto... SEJA BEM-VINDO! \o/ 🎉

Antes de tudo, quero que saiba que nosso sistema é bem prático e intuitivo. Todas as informações, tanto de gestão quanto de configuração são super fáceis e simples, pois nosso objetivo é sempre otimizar e facilitar a gestão de ponto.

Logo após inserir suas informações de ‘login’, o sistema abrirá o dashboard inicial:
O dashboard é o painel visual, que fornece informações rápidas dos principais indicadores. É por meio dele que temos uma noção global dos processos da empresa, podendo visualizar também, de forma dinâmica e objetiva, dados referentes aos funcionários.

Mas neste artigo iremos dar ênfase na parte de cadastros do sistema, pois é ali que você irá fazer as configurações e é o que definirá como o sistema irá se comportar na sua gestão.

Ao passar o cursor em cima do botão Cadastros irá abrir uma listagem de 5 itens, que são:

Na configuração inicial você precisará entrar em cada item e efetuar os cadastros conforme a necessidade da sua empresa.

É de extrema importância que reserve um tempinho para poder realizar os cadastros com calma, para que tudo fique certinho e assim a gestão possa ser a melhor possível, pois se o sistema estiver configurado e alinhado certinho com as regras da sua empresa, a gestão será muito tranquila! 💜

Vamos começar? 😃

A ordem dos cadastros pode ser feita conforme é mostrado no sistema, podendo iniciar pelos empregadores e terminar pelos usuários. Abaixo explicamos melhor sobre cada item.

Os empregadores nada mais é que o cadastro da sua empresa.

Quando você entra em empregadores, automaticamente já terá um empregador cadastrado com os dados da sua conta atual.

Caso você tenha mais empregadores, você consegue adicioná-los clicando no botão + Adicionar empregador:

Dentro das configurações do empregador você precisará cadastrar algumas informações, como a razão social, CNPJ, endereço e o dia de fechamento de ponto que irá definir a duração do seu período:

A data de fechamento de ponto é o que define a duração do seu período. Apenas colocando a data final, o sistema calcula automaticamente o período.

❓ "Mas eu tenho 2 empregadores e cada um tem uma data de fechamento diferente, e agora?"

Calma que para tudo temos uma solução! 😅

Como essa data é feita diretamente pelo empregador, caso você tenha mais de um empregador com datas diferentes, você consegue fazer tal configuração normalmente, pois cada empregador irá seguir a sua configuração.

Outra configuração importante, que é possível fazer aqui nos empregadores, é o período de acúmulo de banco de horas, que deve ser feita de acordo com a data de fechamento do ponto. No artigo Configuração - Banco de Horas nós detalhamos melhor como pode ser feito essa configuração, portanto se você utiliza banco de horas na sua empresa, sugiro que dê uma olhadinha nesse artigo também.

❓ "Uma dúvida, eu tenho 5 CNPJ's e gostaria de fazer a gestão dos mesmos nessa conta, é possível?"

Claro! Você pode adicionar até 3 empregadores sem custos adicionais. Caso necessite colocar 4 ou mais empregadores na mesma conta, você precisará fazer a adesão de um pacote de CNPJ diretamente pelo sistema indo no menu Financeiro > Complemento > Adicionar mais complementos:

Após fazer o cadastro e configuração dos seus empregadores, nós passamos para as unidades.

Assim como os empregadores, a unidade já é criada automaticamente com os dados da sua empresa, porém se for necessário, você pode estar criando quantas unidades forem necessárias, basta apenas clicar em + Adicionar Unidades:

De forma geral, as unidades servem para fazer a separação por matriz, filial, departamentos e setores, pois desta maneira você consegue deixar separado cada funcionário no seu respectivo "lugar". Fazendo isso durante a sua gestão você conseguirá exportar relatórios específicos de cada setor e fazer a mudança de alguma configuração em lote, caso seja necessário.

Além da separação dos funcionários, as unidades também são responsáveis para aqueles que irão registrar no aparelho, pois para que o sistema entenda quais funcionários podem registrar no respectivo aparelho, os funcionários precisam estar vinculados na unidade que será alocada no aparelho no momento da sua configuração. Portanto, antes de fazer a configuração do aparelho, caso o seu plano contemple um, é necessário que tudo esteja cadastrado certinho, inclusive as unidades.

❓ "Eu tenho um funcionário que participa de duas unidades, consigo alocar ele em ambas?"

Claro! Não há nenhum limite de unidades que se pode vincular a um funcionário, ou seja, se você precisar vincular 10 unidades em um único funcionário, você consegue!

❓ "Eu consigo deixar um gestor cuidando de uma unidade especifica sem ter acesso as demais?"

Também consegue! 😀

Mas iremos tratar melhor sobre este tópico quando chegarmos na parte de "Usuários", ok?

Enfim chegamos na parte mais crucial, e posso dizer, a mais importante dos cadastros, que é a configuração da escala. Aqui é de extrema importância que seja dedicado alguns minutos para a correta configuração das escalas, pois são elas que irão determinar o que será calculado e considerado durante a jornada de trabalho do seu funcionário.

❓ "Eu posso utilizar uma única escala em mais de um funcionário?"

Consegue sim!

Porém, somente recomendamos isso quando as configurações e regras da escala são válidas para todos os funcionários que terão a mesma alocada.

Bom, podemos ver que a configuração da escala é bem importante, né!?

Por conta disso, irei deixar aqui dois artigos de apoio para a configuração da escala, sendo um somente de leitura e outro com explicação em vídeo, pois nesses artigos há a explicação completa de cada configuração que irá lhe auxiliar.

Para aqueles que gostam da leitura, clicando aqui você será direcionado para os artigos;

Já para quem gosta da explicação em vídeo, clicando aqui você será direcionado para os vídeos de apoio.

Ambos artigos são bem completos e irão lhe ajudar nas configurações. 😃

Agora chegamos na hora de cadastrar nossos queridos funcionários, pois sem eles, nenhum de nós estaria aqui, certo? hehe! Vamos lá que já estamos quase acabando. 😃

Há duas maneiras bem simples de cadastrar os funcionários. A primeira seria fazer cadastro por cadastro, um a um, direto pelo nosso sistema, enquanto a segunda você pode utilizar uma planilha em formato CSV para importar todos os funcionários para dentro do sistema de uma única vez.

Vamos começar cadastrando direto pelo sistema:

Para isso você precisaria ir no menu "funcionários" e clicar em + Adicionar funcionário

Clicando no botão mencionado acima, irá abrir uma tela com alguns campos para preenchimento.

Aqui você irá colocar todos os dados referente ao funcionário que está sendo cadastrado, desde o nome completo, CPF, endereço, PIS e demais informações necessárias.

Alguns campos tem o seu preenchimento obrigatório, sinalizado com um asterisco (*) na cor vermelha, como é o caso do Nome e NIS/PIS, por exemplo, já outros não. Porém é de extrema importância que você cadastre um número de telefone e/ou e-mail para cada funcionário, pois é por essas informações que o sistema irá identificar o login de cada funcionário quando ele acessar o App ou a Web, para efetuar os registros ou para ter acesso ao espelho de ponto dele.

Com esse mesmo número de telefone e/ou e-mail, seu funcionário precisará fazer a solicitação do código de acesso, algo que somente ele poderá solicitar, pois essa será a senha de uso exclusivo para que ele consiga entrar no seu login. Clicando aqui nós detalhamos melhor como seu funcionário faz para solicitar o código de acesso e assim conseguir logar no app.

Conforme for preenchendo os dados, você chegará na parte de Alocação:

A alocação serve para que seja definido quais feriados serão considerados para o seu funcionário. Portanto, se ele estiver trabalhando em São Paulo, por exemplo, e os feriados que ele irá seguir são referentes aos da cidade de São Paulo, aqui em alocação você precisaria cadastrar o local de São Paulo.

❓ "Ah! Mas a minha matriz fica na Bahia e eu tenho um funcionário que trabalha em Bagé, como faço?"

Se o seu funcionário segue os feriados de Bagé, pois é o local onde ele está trabalhando, você deve colocar os dados de Bagé.

Agora se mesmo estando em Bagé, ele ainda segue os mesmos feriados da Bahia, que é onde fica localizado sua matriz, aí você coloca os dados da Bahia.

Seguindo mais abaixo, chegaremos nos Dados contratuais do funcionário.

Lembra que antes cadastramos Empregador, Unidades e Escalas? Pois então! É aqui que iremos definir qual Empregador, Unidade e Escala será vinculado ao funcionário:

Eis o porquê devemos fazer o cadastro na ordem que é mostrado no sistema. Imagina se você começasse o cadastro pelos funcionários para depois cadastrar os outros três? Seria necessário entrar no cadastro de cada funcionário novamente para poder alterar esses dados e ficar certinho, ou seja, teríamos um trabalho dobrado 😦 e nós não queremos isso, mas sim a otimização de tempo! 👍

Preenchido todos os dados cadastrais, chegamos na parte de Permissões:

Aqui você conseguirá definir o que seu funcionário conseguirá acessar ou alterar de forma manual através do App:

Por fim, finalizamos o cadastro dos funcionários.

❓ "Mas eu tenho 300 funcionários, consigo cadastrar de outra maneira?"

Consegue sim!

Como mencionei anteriormente, temos a opção de fazer a importação de uma planilha CSV para dentro do sistema. Caso você opte por fazer a importação, recomendo você dar uma olhadinha neste artigo que foi criado explicando detalhe por detalhe sobre a importação! 😉

Por fim, chegamos no último cadastro, que são os usuários.

Os usuários são os gestores responsáveis para fazer a gestão de ponto dos funcionários. Quando você entrar nessa tela, verá que você já estará cadastrado como usuário de nível Administrador, portanto você tem o "poder supremo" para fazer qualquer tipo de modificação e alteração dentro do nosso sistema, além de ter acesso ao nosso chat e conseguir tirar dúvidas diretamente com nossos especialistas.

❓ "Eu preciso passar essa gestão para uma outra pessoa, consigo cadastrar outros usuários?"

Claro! Consegue sim! 😊

Para isso você irá clicar em + Adicionar Usuário e preencher os dados solicitados:

Ao preencher os dados, mais abaixo você chegará na parte de Permissões.

Detalhe: Lembra da pergunta "Eu consigo deixar um gestor cuidando de uma unidade especifica sem ter acesso as demais?" feita lá nas Unidades? Então... É aqui que começamos a fazer esse separação.

Com as permissões você consegue definir um limite de acesso que o usuário terá dentro do sistema, pois quando menor o seu nível, menos funcionalidades ele consegue fazer.

Aqui eu cito o que cada nível de usuário consegue executar:

Administrador: pode fazer qualquer ação no sistema, com exceção de mudar a permissão ou desativar o próprio usuário.

Administrador-Supervisor: poderá realizar quase todas as ações, porém apenas paras as unidades vinculadas a si. Não poderá criar usuários, editar as configurações gerais da conta (com exceção do feriado), acessar ao menu Financeiro e criar empregadores.

Supervisor: poderá realizar algumas ações, porém apenas para as unidades vinculadas a si. Não poderá executar ações relacionadas a ajustes dos espelhos (inclusão, aprovar, desconsiderar, lançar abono (os demais afastamentos pode), reabrir um espelho, etc), criar empregadores, usuários, inclusões de valores de banco, acessar ao menu Financeiro ou configurações gerais da conta.

Apenas leitura: não poderá realizar nenhuma ação no sistema, poderá apenas visualizar os dados de acordo com as unidades atreladas ao seu cadastro de usuário.

Ao selecionar uma das opções, exceto administrador, irá abrir um campo descrito como Restrição de unidades:

Aqui você consegue selecionar quais unidades esse gestor conseguirá visualizar.

Eis o segredo aqui: Lembra que no cadastro do funcionário vinculamos unidades nele também? Então... Ao vincular a unidade aqui no usuário, o gestor responsável somente conseguirá enxergar os funcionários que estão vinculados nessa mesma unidade também 😉

Portanto, funcionários que não estiverem alocados nessa unidade que o gestor está sendo restringindo, não irão parecer para ele. Legal né!? 🤩

Acesso ao Atendimento:

Um detalhe muito importante é o acesso ao chat.

Por padrão, somente 2 usuários podem ter acesso via chat e assim conversar com nossos especialistas para a tirada de dúvidas.

Como o seu cadastro de Administrador já possui um acesso automaticamente, isso significa que você somente poderá liberar o acesso ao chat para mais 1 gestor apenas.

Envio de relatórios do Dashboard:

Habilitando essa opção aqui, você receberá um e-mail que contém as informações mostradas no Dashboard.

Os relatórios selecionados serão enviados em PDF para o e-mail cadastrado no usuário, com as informações do dia anterior.

❓ "Mas e os gestores com restrição de unidade? Eles receberão o relatório com as informações de outros funcionários?"

Não precisa se preocupar, pois os usuários com restrição de unidade receberão os relatórios referente aos funcionários que estão alocados nas mesmas unidades que ele.😉
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👉 Ao habilitar a opção, também é possível selecionar a frequência do envio, se será diariamente ou semanalmente, e também quais os relatórios serão enviados.

Selecionando a opção Semanalmente, você pode escolher o dia da semana em que quer receber os relatórios.
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⚠️ Importante: O relatório de Menos de 11 horas interjornada não será enviado quando a opção Diariamente for selecionada.

❓ "E quando não houver informações dos funcionários?"

Pensando nisso, caso não dados sobre os funcionários para o relatório que selecionou, o e-mail não será enviado para você.

❓ "Eu consigo colocar mais acessos ao chat para um usuário que precise?"

Caso você tenha a necessidade de ter 3 ou mais acesso ao chat, você precisará fazer a adesão de mais um acesso. Você consegue solicitar diretamente pelo sistema, indo em Financeiro > Complementos > Adicionar complemento:

❓ "Ok! Já fiz o cadastro do usuário, e agora? Como ele ganha a senha?"

Após você ter finalizado o cadastro do novo usuário, ele receberá em seu e-mail cadastrado, um e-mail para ativação de conta e definição de senha.

O usuário deverá acessar esse e-mail, clicar no link e definir uma senha para acessar sua conta. Com a senha já definida, ele já pode consegue entrar no TiqueTaque - Admin para poder fazer a gestão de ponto dos funcionários.

Caso não esteja encontrando na caixa de entrada, verifique também na caixa de spam e lixeira, às vezes o e-mail pode ir para uma dessas caixas.

Caso o seu plano contemple o aparelho biométrico, após todos os cadastros é importante que você faça a configuração do seu aparelho e o cadastros das digitais dos seus funcionários.

Mas calma! São configurações bem fáceis e rápidas de se fazer.

Para lhe ajudar na configuração, disponibilizo o artigo Configuração do Aparelho TiqueTaque que contém um vídeo curto que irá lhe auxiliar na configuração.

Após a configuração, para o Cadastro de biometrias, temos o artigo Cadastrar Biometria que também conta com um vídeo de apoio.

Por fim, chegamos no final do nosso cadastro e inclusive, da nossa leitura. 😢

A boa noticia é que seu sistema JÁ ESTÁ PRONTO PARA USO! \o/ 🎉

Lembrando que caso você ainda fique com dúvidas, você pode entrar em contato com um de nossos especialistas, através do nosso chat, localizado no canto inferior direito da sua tela:

Ou você pode entrar em contato por e-mail, enviando sua dúvida para o ola@tiquetaque.com .😉

Nossa equipe se encontra disponível de Segunda à Sexta-Feira das 8h30 às 12h e das 13h30 às 17h30 pelo horário de Brasília.

Espero ter ajudado até aqui.

Desejo um ótimo dia e uma ótima jornada de trabalho! 😃

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